5月から勤務を始めた会社で株主総会が終わり、取締役の交代がありました。役員の変更登記について、今までは外部の司法書士にお願いしていたそうなのですが、自前で行うことを提案し、私がやらせてもらうことにしました。

 不動産登記については、県職員時代、といっても係長になる前だから30年ほど前ですが、何度も経験しており、個人的にも父親が亡くなった後の相続登記や相続財産の一部の売却などの登記(7、8年前)を自前でやっていましたが、商業登記や法人登記は未経験でした。でも、似たようなものだろうと思い、ネット情報によると素人でも簡単とのことなので、トライしてみることにしました。

 

意外な落とし穴

 前回、司法書士にやってもらったときの申請書の写しがあれば、同じようにやればいいと思ったのですが、ありません。会社が作成した添付書類(株主総会議事録、辞任届、就任承諾書、株主リスト)と委任状しか残っていません。申請書などは、司法書士の飯の種のノウハウだから、依頼主には渡さないのかもしれません。

 私のような従業員が自前で登記申請するには、委任状によって私が代表取締役から委任を受けて私の名前と印鑑で申請するやり方と、業務権限証明書によって私が登記申請する業務権限を有していることを証明したうえで代表取締役の名前と代表者印を使って申請するやり方の二通りがあるようでした。迷った末、代表者印の押印が少なく、ミスがあった際の補正も私の印鑑でできる委任状方式で行いました。ネット情報(特に法務局のサイト)と、図書館で借りたノウハウ本が頼りでした。

 申請書や添付書類の作成もミスなくできたようなのですが、意外な落とし穴がありました。

 我が社は、法務局に届けてある代表者印(実印)が損耗するのを防ぐため、日ごろ請求書などに押印する代表者印を別に作っていたのです。実印は金庫の特別な場所に保管されています。入社間もない私はそんなことを知らず、先輩社員(といっても私よりずっと若い)も私に伝えることを忘れていたため、普段使っている代表者印を委任状等に押印して提出してしまいました。

 提出した翌日、先輩社員が気づいて私に平謝りしてくれました。どうしようか迷いましたが、法務局から補正の指示が来る前に、印鑑を間違えたことをこちらから自首し、委任状等を差し替えさせてもらって、事なきを得ました。

 本日無事に、役員変更登記が終了し、変更後の登記事項証明書を交付してもらいました。ホッとしました。私もいつまで勤務を続けるか分からないので、このノウハウを同僚に伝えます。

 

 認知症を予防するには、新しいことに挑戦し続けることがいいようです。せっかく不慣れな民間企業の総務に勤務させていただいているので、いろいろ未経験なことを経験させてもらおうと思います。

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